PRIVACYVERKLARING VERENIGING OUD-LEERLINGEN TECHNISCH INSTITUUT (Volti)

(versie 2018-06-01)

Als ledenvereniging moet Volti de wetgeving op de gegevensbescherming (AVG) respecteren. Belangrijk hierbij is dat oud-leerlingen van VTI Deinze weten welke gegevens Volti over hen bijhoudt en wat we ermee doen. De tekst hieronder maakt dit duidelijk.

IS ELKE OUD-LEERLING LID VAN VOLTI?

Tot op heden kreeg iedereen die afstudeerde aan het VTI Deinze een jaar gratis het driemaandelijks tijdschrift ‘Profiel’. Daardoor is elke oud-leerling ooit Volti-lid geweest en bijgevolg dus oud-lid. Wie verder de bijdrage voor ‘Profiel’ betaalt, blijft lid van Volti.
Vanaf heden wordt aan alle zesdejaars schriftelijk de toestemming gevraagd om ‘Profiel’ gratis te mogen opsturen. Enkel diegenen die hiermee instemmen, worden lid en bijgevolg ook oud-lid indien ze niet verder betalen.

WELKE GEGEVENS HOUDT VOLTI BIJ VAN ZIJN LEDEN?

Volgende gegevens worden bijgehouden:

  • Voornaam, naam
  • Postadres
  • Afstudeerjaar en klas
  • E-mailadres indien meegedeeld
  • Telefoon (vast en/of mobiel) indien meegedeeld

WAAR WORDEN DE GEGEVENS BEWAARD?

De gegevens worden elektronisch bewaard in een databestand bij de secretaris van Volti.

WORDEN DE GEGEVENS DOORGEGEVEN AAN DERDEN?

De gegevens worden niet doorgegeven aan anderen.

HOE LANG WORDEN DE GEGEVENS BEWAARD?

De gegevens worden zonder beperking in de tijd bewaard, tenzij de betrokkene vraagt om schrapping. Gegevens van oud-leden worden apart bewaard met het oog op een uitnodiging voor een reünie en de daarbij horende uitnodiging om opnieuw lid te worden van Volti.

RECHT OP INZAGE EN OP SCHRAPPING

Leden en niet-leden mogen te allen tijde vragen welke gegevens Volti over hen bijhoudt. Zij mogen vragen om de gegevens geheel of gedeeltelijk te schrappen. Het verzoek wordt liefst schriftelijk meegedeeld, bijvoorbeeld per e-mail, en mag worden gericht aan het bestuur (zie e-mailadres onderaan). Aan het verzoek wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de drie weken voldaan.

WAARVOOR WORDEN DE GEGEVENS GEBRUIKT?

De gegevens van de leden worden gebruikt:

  • Voor de verzending van administratieve mededelingen van de vereniging
  • Voor de verzending van het driemaandelijks tijdschrift ‘Profiel’
  • Voor correspondentie over de organisatie van een activiteit en een feestreünie

De gegevens van oud-leden worden gebruikt:

  • Voor correspondentie over de organisatie van een reünie voor het afstudeerjaar van het oud-lid
  • Voor een uit de reünie volgende uitnodiging om opnieuw betalend lid te worden

De gegevens van oud-leden die werden verkregen naar aanleiding van de organisatie van een reünie worden gebruikt:

  • Voor correspondentie over de organisatie van een (volgende) reünie voor het afstudeerjaar van het oud-lid

GEGEVENSBESCHERMING

De bestuursleden die beschikken over persoonsgegevens, nemen de nodige maatregelen om verlies of diefstal van de gegevens te vermijden. Bij het versturen van groepsmails worden de adressen van de betrokkenen niet zichtbaar gemaakt. Als data worden onderschept of als daaromtrent een vermoeden ontstaat, worden de bevoegde instanties hierover ingelicht binnen de wettelijke termijn van 72 uur. Ook de potentieel benadeelde betrokkenen worden ingelicht.

Reacties op de inhoud via volti.deinze@gmail.com